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如何選擇正確的ERP系統
作者：佚名 日期：2001-6-2 字體：[大] [中] [小]
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ERP系統的好壞很難說，每一家ERP廠商都說自己的系統最好。只要有依照正規方法開發，且具備標準架構的系統都是好的。但是，對某公司好的ERP系統，對其他公司不一定好。因此，本文要談的不是如何選擇好的ERP系統，而是如何選擇適合自己的ERP系統。本文分為“一般評估”和“細部評估”兩部分。
一般評估
一、是否建立在標準架構上
ERP系統若不具備標準架構，則不在我們的考慮范圍之內，因為一個不標準的ERP，一般或許可用，在特殊情況下可能會出問題；現在或許可用，公司擴大后可能就不再適用。就好像建筑物，結構很重要，有的房屋外表美觀，平常也看不出什么問題，大地震一來就跨了。所以選擇ERP要注意它的實質內涵，而非炫麗的外觀或噱頭。
通常，會計系統的標準沒什么問題，每一種ERP系統都會考慮；制造系統的標準則非所有ERP都能做到。所謂標準是已經實際驗證并廣為眾人采用的觀念或作法。例如，MPS/MRP計算邏輯有一定標準，從總需求(gross requirement)到凈需求(net requirement)到計劃訂單收料(planned order receipt)到計劃訂單發出(planned order release)，其間的批量法則、安全時間(safety time)、沖銷時間(offset time)、前置時間沖銷(lead-time fset)等作法及行動報告(action report)、可答應量(ATP)等的處理，甚至于需求時柵(DTF)、計劃時柵(PTF)等的考量，或者是計劃材料表(planning BOM)、訂單組裝(assemble-to-order)等功能，數十年來全球學術界及企業界的經驗已經累積成一個標準，ERP系統若未遵照此標準，雖然說還是可以用“土法煉鋼”的方式算出基本的MRP結果，但環境稍有變化就不能適用。
二、是否能便宜的客制
這里所謂客制是指當公司有特殊需求時在套裝系統上“外掛”修改或新增的功能。客制和升級以及成本有關，將在后文敘述。沒有一個公司能夠不客制就使用ERP系統，每一個公司都有獨特的作業方式，每一位主管都有不同的資訊需求，除非ERP套裝軟體所提供的作法優于使用者的實務，ERP系統還是需要客制的。站在ERP公司的立場當然希望客戶不要客制，因此會以種種方法(例如昂貴的報價)來限制使用者客制。
避免過度客制是正確的，但合理的客制是必要的。什么是過度客制？例如用戶堅持過去的不合理作業流程而要求修改ERP，或堅持過去習慣而要求修改ERP已有的類似功能，這種不當的或無謂的修改對用戶及ERP廠商而言都是浪費。合理的客制是必要的，因此在選擇ERP系統時不能只比較軟件授權金額，也要比較客制成本。用戶可以列出該公司主要作業流程及所需資訊報表請ERP廠商展示，若必須客制則請廠商列出時間、單價及金額。在評估階段若能估計關鍵流程及資訊的客制成本，到了導入階段就不必擔心超出預算，因為最關鍵的客制廠商已經報出時間及單價，所以不怕廠商在其他客制項目漫天要價。
三、功能是否完整且易學易用
功能完整的ERP系統所需的客制不應超過5%，假設導入ERP全套系統共5000條程序，客制的部份不應超過250條。以一條一萬的價格計算，不應超過250萬。公司規格越大，所需客制就越高。導入ERP除了客制外，另一個更大的開銷就是顧問費，因此另一個重點就是ERP系統是否易學易用。越容易學的系統，顧問費就越低，會反應在廠商的報價中。功能完整和易學易用有時是矛盾的，但也不盡然。功能完整的ERP系統，若包含足夠的幫助文件，例如標準工作程序、工作說明、欄目說明、教材、展示系統等，也可以是易學易用的。ERP的整體成本在導入后的維護階段花費最多，因此，利用幫助文件持續作教育訓練對ERP的成本效益幫助很大。
四、需要多少擁有成本
ERP系統的軟件價格已經從數億、數千萬降到數百萬，未來可能降到數十萬；但需要用到專業知識的客制及顧問單位成本則會越來越高。未來，套裝軟件的授權成本占總擁有成本(cost of ownership)的比例將變得非常的小，因此，在評估ERP系統成本時不能只考慮軟件價格，而要考慮“擁有成本”。擁有成本包括：軟件授權、客制費、顧問費、硬件成本、及維護成本。其中，維護成本占最大部份。幾百萬的軟件授權費實在不是決策的重點，決策的重點是：要花多少錢才能維持ERP系統的運作。也就是要多少資訊專業人員及多少教育訓練費用。這些費用要怎么估算呢？最好的方法就是去問正在使用該系統的用戶。
五、參考用戶的反應
如果向ERP廠商索取參考用戶名單，得到的往往是模范生，并不能代表多數使用者的反應。最好是自己去找，找到ERP的用戶并不難，尤其是賣得很多的系統。系統賣得多不一定就比較好，就算不錯也不一定適合自己。用戶常常是邊用邊罵，應該要仔細評估，選擇真正適用的系統，我們何必加入邊用邊罵的行列呢？參訪用戶的重點除了系統功能外還應包括使用階段所需投注的人力成本。
六、是否能升級
這里所謂升級包括新功能及系統修補。科技日新月異，若無法持續升級，很可能導入完畢還來不及使用就已經落伍了。就算不管新資訊科技，那一家ERP沒有bugs？每家都有！若不能持續升級，只有注定永遠與bugs為伍了。升級和客制往往是矛盾的，許多ERP用戶因為修改系統而無法升級，這是不對的。評選ERP系統應選擇可以同時客制及升級的系統。有些廠商“號稱”做得到，因此必須要求廠商拿出具體方案來，我們可以看得出這方案的可行性。當然，最好的方法還是找到用戶，看看他們是不是有持續的升級。(葉宏謨)